Cómo construir tu plan financiero en fase Pre-Seed (con Excel descargable)

Construir tu primer plan financiero puede causarte cierta ansiedad, especialmente en la etapa Pre-Seed, donde la incertidumbre parece acompañarte en cada paso. Pero mira, no necesitas adivinar el futuro como si tuvieras una bola de cristal. Lo importante es armar un mapa lógico, aunque en ocasiones tenga algunos desvíos imprevistos, que te permita navegar. Un plan financiero en este momento temprano es, sobre todo, una herramienta para pensar, comprobar ideas y comunicar bien tu visión a ti mismo y a quienes consideres posibles aliados o inversores. Al final del día, será tu brújula para decidir con mejor información casi desde cero.

¿Por dónde empiezo? Los pilares de tu plan financiero Pre-Seed

No te aventures de cabeza en hojas de cálculo sin antes aclarar para qué sirve y cómo armar el plan en una fase tan verde. Aquí, la obsesión por la precisión suele ser un lastre. Lo realmente importante son la verosimilitud y la simplicidad.

Tu misión principal es levantar un marco lo bastante sólido como para entender y poner a prueba las estimaciones clave: de dónde saldrán los clientes, hasta dónde puedes facturar, dónde están tus mayores costes o cuánta financiación necesitarás antes de ver crecer la rueda. Intenta evitar los modelos complicadísimos pensados para empresas grandes; la agilidad es mucho más útil en este punto, casi como quien necesita una bicicleta ligera y no un camión para moverse rápido.

¿Qué estructura debe tener mi plan?

Un buen modelo financiero para la etapa Pre-Seed puede estructurarse en varias secciones sencillas que deberían ser suficientes para empezar:

• Hoja de instrucciones: Una especie de manual exprés que clarifique las estimaciones y cómo usar el modelo.
• Entradas de datos (inputs): El rincón donde defines los supuestos de partida: precios, comisiones, inversión inicial y costes fijos mensuales.
• Proyección financiera: Aquí es donde realmente cobra vida el plan con predicciones de ingresos, gastos, márgenes y el ansiado punto de equilibrio.
• Resumen consolidado (dashboard): Un panel visual con los KPIs más importantes acompañados de gráficos para captar de un vistazo la tendencia.
• Tablas de capitalización y KPIs: Seguimiento de tu estructura de socios y alguna métrica esencial del comportamiento de clientes.

Vídeo explicativo: Cómo construir tu plan financiero en fase Pre-Seed

En este vídeo te mostramos, paso a paso y con un Excel descargable, cómo estructurar y proyectar un plan financiero desde cero para tu startup en fase Pre-Seed. Ideal para validar hipótesis, calcular tu runway y presentarlo a inversores.

¿Qué métricas son cruciales en esta fase?

De las muchas cifras posibles, hay tres métricas que suelen ser las más reveladoras desde el día uno:

1. CAC (coste de adquisición de cliente): Calcula lo que realmente cuesta conseguir cada cliente nuevo. Involucra todos los esfuerzos y gastos que hagas para captar gente.
2. LTV (lifetime value o valor de vida del cliente): Es el ingreso total que obtendrás de un cliente a lo largo de su relación contigo, ni más ni menos.
3. Churn rate (tasa de abandono): Mide el porcentaje de clientes que se van en un determinado periodo, normalmente al mes. Vigilar la “fuga” de tus usuarios es, sin duda, imprescindible para la salud futura del negocio.

La combinación de estas métricas te cuenta mucho más que los números sueltos. Si el LTV es muy superior al CAC, vas por buen camino para lograr una startup que realmente pueda crecer. Una buena referencia es apuntar a un ratio LTV/CAC superior a 3.

Cómo recopilar los datos y estimaciones clave para tu modelo

Ahora llega el turno de determinar los "inputs" que alimentarán tu modelo. Estarás adivinando en parte, claro, porque en Pre-Seed la mayoría de datos serán apuestas informadas. La cuestión es que tus suposiciones sean coherentes, que tengan algo de sentido común y estén apoyadas en referencias del sector.

Hipótesis para proyectar tus ingresos

Para adivinar con lógica tus ingresos ni hace falta ser un gurú financiero. Solo necesitas tres variables como base:

• Usuarios activos: La gasolina de tu negocio. Estima los usuarios mensuales pensando que la cuenta se resume en lo que tienes de antes, los nuevos que llegan y aquellos que lamentablemente se van. Si manejas un modelo freemium, recuerda separar muy bien los usuarios gratis de los de pago y calcula una tasa de conversión creíble.
• Ticket medio: Es la cantidad típica que paga un usuario. Puedes arrancar con una cifra fija, sí, pero deja margen para crecer con el valor percibido o la llegada de clientes más grandes.
• Dinamismo en la evolución: Cálcula también muy bien cómo afectará la introducción de ofertas, cambios de precios o modificaciones en las suscripciones a lo largo de los meses.

Supuestos para estimar tus costes

Para no perderte en la selva de los números, lo mejor es separar tus costes en dos grandes grupos. Así será más sencillo detectar de dónde viene el margen y dónde puedes ajustar.

• Costes de ventas (o variables): Lo que gastas directamente para entregar tu servicio.
  • Coste de infraestructura: Para negocios digitales, esto abarca servidores y servicios en la nube, que suelen oscilar entre el 3% y el 10% de los ingresos.
  • Comisiones por pagos: Cuando operas en línea, destina entre un 2% y un 3% a pasarelas de pago.
  • Otros costes variables: Dependiendo del caso puedes sumar el gasto en APIs externas o logística si vendes productos físicos.
• Costes fijos y de equipo:
  • Personal: Establece un plan sencillo de contrataciones, con el número de empleados, sus salarios y la fecha prevista de incorporación.
  • Gastos fijos generales: Suma alquileres, herramientas informáticas, asesorías, asuntos legales y cualquier otro gasto que no dependa del volumen de ventas.

Datos para entender la dinámica de tus usuarios

Pero la vida de tu startup no depende solo de cuánto vendes. También importa y mucho entender cómo se comportan tus usuarios con el tiempo.

• Churn (tasa de baja): Calcula el porcentaje mensual aproximado de quienes dejan de pagar o usar tu servicio. Para un SaaS, entre un 2% y 5% puede ser razonable al principio, aunque dependerá enormemente del tipo de producto.
• Recurrencia, upgrades y downgrades: Si tienes varios planes de suscripción, vale la pena ver cuántos usuarios pasan a mejores (upgrade) o peores servicios (downgrade). Para comercios electrónicos, céntrate en la tasa de repetición de compra.

Cómo modelar tus ingresos y costes de forma realista

Ya con tus hipótesis bajo el brazo, llega el momento de trasladarlas mes a mes a la hoja de cálculo. Te conviene simular al menos tres años así, porque los análisis anuales a menudo disimulan baches estacionales o problemas puntuales de caja que pueden ser críticos si no vigilas cada mes.

La fórmula para proyectar tus ingresos

Aunque parezca simple la fórmula básica te será sorprendentemente útil:

Ingresos mensuales = Usuarios activos de pago x Ticket medio mensual

Vas a notar continuamente cambios en el número de usuarios debido a nuevas altas y bajas, así que la proyección mensual se parece mucho a una carrera de relevos:

Usuarios mes N = Usuarios mes anterior + Nuevas altas - Usuarios perdidos por churn

Hazte la vida más fácil simulando varios escenarios: uno optimista, uno conservador y uno claramente pesimista. Así podrás visualizar el efecto de diferentes tasas de crecimiento y pérdidas, y no te pillará de sorpresa un mes malo.

Diferenciar costes fijos y variables para calcular tu margen

Separar los costes realmente importa si quieres entender de verdad el margen de cada venta.

• Costes fijos: Es el gasto mínimo para mantener tu negocio abierto, desde los salarios del núcleo fundador a las herramientas digitales indispensables y el alquiler de oficina.
• Costes variables: Son los que suben cada vez que vendes más. En una startup técnica, destaca el coste de la infraestructura en la nube, que puede comerse hasta el 10% de tus ingresos, además de las comisiones por pagos.

Así puedes averiguar el margen bruto, un indicador esencial para ver cuánto ganas por cada venta antes de descontar lo que gastas en operar. La cuenta, sin vueltas, es:

Margen bruto = (Ingresos - Costes de ventas) / Ingresos

No caigas en la tentación de copiar márgenes de cualquier sector: te conviene mirar los estándares de tu nicho para validar tus suposiciones.

Un margen bruto generoso desde el arranque será una señal que los inversores suelen valorar positivamente; transmite que el modelo tiene músculo para aguantar las primeras curvas bruscas del crecimiento.

¿Y si las cosas no salen como esperabas? Crea y compara escenarios

Todo plan, en cuanto se encuentra con la realidad, suele tener que ajustarse. Por eso, es más inteligente crear distintos escenarios y no un único pronóstico inamovible. Este enfoque no solo te protege contra imprevistos inevitables, sino que da confianza a los inversores mostrando que has reflexionado sobre los riesgos y posibles alternativas.

¿Qué es un análisis de escenarios?

Un buen análisis consiste en tener al menos tres versiones alternativas de tu plan financiero:

1. Escenario base: Tu previsión más razonable, construida sobre hipótesis que realmente crees que pueden cumplirse.
2. Escenario pesimista: Imagina que la captación de usuarios va peor de lo que esperabas o que más clientes abandonan de los previstos. Este escenario es útil para reconocer tu “suelo” y preparar un plan de reacción.
3. Escenario optimista: Si de repente el producto despega por todo lo alto y el crecimiento es mucho mayor, este modelo te permite visualizar qué recursos necesitarías para aprovechar la inercia positiva.

Cómo crear escenarios en Excel

No te compliques con archivos múltiples. Excel tiene una función útil llamada administrador de escenarios que simplifica este trabajo.

¿Cómo se utiliza el administrador de escenarios?

1. Define las celdas clave: Identifica en tu hoja de "inputs" cuáles son las variables que más afectan tus resultados y pueden cambiar en cada escenario, como la tasa de crecimiento, el precio promedio o la tasa de churn.
2. Abre la función: Navega a la pestaña Datos > Análisis de hipótesis > Administrador de escenarios.
3. Agrega el primer caso: Haz clic en "Agregar", ponle el nombre (por ejemplo, "Pesimista"), escoge las celdas relevantes y cámbiales el valor acorde a ese contexto.
4. Repite el proceso: Crea también los escenarios "Base" y "Optimista".
5. Compara el impacto: Puedes cambiar entre escenarios y observar cómo se actualizan automáticamente todas las proyecciones de ingresos, costes y duración de la caja. Además, Excel permite generar un informe comparativo para que cada caso quede claro.

Este ejercicio ayuda a identificar lo que realmente puede hacer tambalear tu modelo y a dónde debes poner atención para blindar la viabilidad financiera.

Cómo calcular cuánto dinero necesitas y para cuánto tiempo te alcanza

Una de las cuestiones que debes aclarar antes que nada es: ¿cuánto dinero necesitas reunir en tu ronda Pre-Seed? Encontrarás la respuesta justo en el forecast de flujo de caja.

Construye tu forecast de flujo de caja mes a mes

A diferencia de la cuenta de resultados, que mezcla ingresos ya facturados pero no cobrados, el flujo de caja te ofrece una visión mucho más clara al seguir solo el dinero que realmente entra y sale de la cuenta mensual.

Te sugiero este orden para construirlo:

1. Registra los ingresos: Usa la proyección mensual como primer paso.
2. Suma otras entradas: Aquí suele destacar la inversión inicial que aportan los socios o inversores de la ronda.
3. Resta todos los gastos: Incluye todos los costes, desde los habituales hasta los puntuales y las compras de material o el pago de impuestos.
4. Calcula el flujo neto del mes:Entradas de efectivo - Salidas de efectivo te hará ver si el mes suma o resta dinero.
5. Actualiza la caja acumulada:Caja del mes anterior + Flujo de caja neto. Esta cifra, más que ninguna otra, te permite monitorizar cuánto tiempo puedes seguir operando.

Determina tu "burn rate" y tu "runway"

Cuando tengas el flujo mensual, hay dos cálculos que deberías priorizar, ya que te advierten de tu punto crítico para actuar:

• Burn rate (tasa de quema): Es el monto neto que consumes cada mes, el resultado negativo del flujo neto mensual.
• Runway (pista de despegue): Señala durante cuántos meses tu empresa sobrevivirá antes de vaciar la cuenta. El cálculo es Runway = Caja actual / Burn rate mensual.

¿Cuánta financiación necesito?

Al observar el forecast verás en qué momento tu caja cae a su mínimo. Eso indica el "valle de la muerte" y te marca cuánto necesitas captar como tope absoluto, sumando siempre un colchón extra de varios meses ante cualquier imprevisto. Así te darás, si las cosas se ponen feas, margen de tiempo para alcanzar hitos y preparar la siguiente ronda sin angustias.

Guía práctica para usar una plantilla de Excel y presentar tu plan

No hace falta comprar una plantilla mágica, porque puedes crear un plan completamente funcional siguiendo una estructura lógica y aplicando bien las fórmulas. Una hoja bien hecha debería acompañarte todos los días, no abandonarse después de la primera revisión. Considera que tu Excel es, en parte, tu compañero en el viaje del emprendedurismo.

Estructura de una plantilla funcional

Tu documento debería contar, como base, con estas pestañas que se comuniquen entre sí:

1. Inputs y supuestos: Todos los factores de entrada clave, como crecimiento, churn, precios o costes.
2. Proyección de ingresos: Calcula el avance mes a mes según los inputs.
3. Proyección de gastos: Detalla y segmenta fijos y variables.
4. Cuenta de pérdidas y ganancias (P&L): Consolida los ingresos y gastos y expresa el resultado operativo.
5. Flujo de caja (cash flow): Controla las entradas y salidas reales y calcula el runway con claridad.
6. Dashboard de KPIs: Ofrece una vista rápida de métricas fundamentales como CAC, LTV o la tasa de quema.

Fórmulas clave que debes usar en tu Excel

Te recomiendo que, para mantener la hoja automatizada y práctica, incluyas estas fórmulas sin excepción:

• Cálculo de usuarios activos:=Usuarios_Activos_mes_anterior + Nuevos_Usuarios_mes - (Usuarios_Activos_mes_anterior * Tasa_Churn_mensual)
• Cálculo de ingresos:=Usuarios_Activos_mes * Ticket_Medio_mes
• Cálculo de costes variables (ej. infraestructura):=Ingresos_mes * %_Coste_Infraestructura
• Cálculo de caja acumulada:=Caja_mes_anterior + Flujo_Caja_Neto_mes
• Cálculo del runway:=Caja_actual / Burn_Rate_promedio

Consejos para presentar tu plan a inversores

Cuando llegue la hora de mostrar tu plan a inversores, la claridad y la transparencia pesarán más que cualquier demostración de complicación técnica.

• Explica tus supuestos: No solo enseñes cifras; respáldalas con datos, referencias o pruebas piloto.
• Enfócate en la lógica de negocio: Los inversores buscan entender realmente cómo ganas dinero, no cómo encajas cada detalle administrativo. Prioriza el flujo de caja y el resultado final.
• Muestra los escenarios: Exhibe variaciones (pesimista, base y optimista) para dejar claro que has estudiado los riesgos y tienes margen de maniobra.
• Sé defendible, no arriesgado en exceso: Resulta más valioso ser cauto y superar las expectativas que pecar de “vendehúmos” y quedarte corto. Ganar credibilidad ante los inversores siempre jugará a tu favor.

Recuerda que tu plan no es una promesa irrompible ni un documento sagrado, sino una hipótesis con la que trabajar. Es un proceso vivo que te servirá para ajustar, corregir y validar mientras conoces mejor a tus clientes y tu mercado. Haz de esa herramienta una brújula, mide lo que avanza y construye un relato convincente sobre el futuro que quieres alcanzar.

Si tu modelo financiero es sólido y flexible desde el principio, tendrás muchísima más confianza para navegar las dificultades y conseguir el apoyo necesario para llevar tu emprendimiento hasta el siguiente nivel. Es el empujón inicial hacia una empresa que puede crecer y mantenerse en el tiempo.